Doel van de functie

Als Office Assistant stuur je een team aan en ben je verantwoordelijk voor de opzet en het vlotte verloop van de administratieve taken binnen het VPC. Je team bestaat uit medewerkers logistieke administratie en planning, evenals (assistent-)schade-experts.

Taakomschrijving

Inhoud van de administratie

• Samen met de klant uitwerken en optimaliseren van administratieve workflows en ordercodes, zodat op de werkvloer de juiste opdrachten worden uitgevoerd, de opvolging door de logistiek-administratieve medewerkers optimaal verloopt en de facturatie correct is.
• Opmaak van correcte bestekken, zowel volgens de geldende herstelmethodes en de regels van de kunst als volgens de prijsafspraken met de klant. Instaan voor het claimen van logistieke en warranty-herstellingen en het registreren van eigenschade.
• Afstemmen van het facturatieproces met de klant en de boekhouding van ICO, zodat betalingen correct en tijdig kunnen worden afgehandeld. Streven naar 100% geautomatiseerde facturatie, met borging van een volledige en correcte manuele facturatie waar nodig.
• Coördineren van aankopen (o.a. accessoires en repaironderdelen) en zorgen voor correcte boeking op de juiste kostplaats, in afstemming met productieboekhouding en magazijn. Toezien op een volledige en correcte betaling en/of doorfacturatie.

Opleiding, Werkverdeling en opvolging

• Je bent verantwoordelijk voor het borgen van de administratieve taken gedurende het volledige jaar. Met andere woorden: de werkverdeling binnen het team dient zodanig georganiseerd te worden dat deze continue gewaarborgd blijft. Daarnaast zorg je voor de nodige opleidingen binnen je team, zodat er voldoende flexibiliteit is en de juiste skills aanwezig zijn, rekening houdend met de vaste kosten.

Innovatie en optimalisaties

• Om nieuwe uitdagingen aan te kunnen, blijven we inzetten op innovatie. Je bent proactief in het aanbrengen van verbetering, bespreekt deze met de VPC Manager en neemt hierin het nodige initiatief. Een belangrijk aandachtspunt is het up-to-date houden van de repair tools, warehouse modules en claimsystemen.

Rapportering en communicatie

• Je rapporteert op een klantvriendelijke en professionele manier richting klanten. In overleg met de CSM’s en CSE’s stem je af wie instaat voor welke administratieve taken en klantcommunicatie.

Peoplemanagement

• Oplossen van problemen binnen het team en zorgen voor het opleiden en motiveren van medewerkers.
• Formeel en informeel coachen van medewerkers, inclusief het organiseren en opvolgen van trainingsbehoeften en -wensen.
• Aanwerven van nieuwe medewerkers, waaronder interims, in opdracht van de VPC Manager.

Competenties

Technische competenties

• PC: Excel (grondig), Word, e-mail
• Talen: Nederlands en Engels
• Rijbewijs: B

Functiespecifieke competenties

• Plannen, organiseren en opvolgen
• Coachend en taakgericht leidinggeven
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Punctueel en gedreven in het opzetten van nieuwe werkflows en probleemoplossing
• Stressbestendig
• Teamplayer met een sterke verantwoordelijkheidszin

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

VPC Manager

Geeft sturing aan

Rechtstreeks: Bedienden logistieke administratie en planning, (assistent-)schade-experts

Andere relevante contacten

Intern: CSM, CSE, VPC Supervisors, repairmedewerkers, warehouse, TRM, OPS, boekhouding en Claimsafdeling
Extern: klanten, schade-experts en leveranciers

Verantwoordelijkheden

• Administratieve inhoud: Je zorgt voor een correcte en efficiënte administratieve workflow, van orderopzet tot en met facturatie, inclusief bestekken, claims, aankopen en correcte kostenallocatie.
• Opleiding, werkverdeling en opvolging: Je borgt de continuïteit van de administratieve taken door een doordachte werkverdeling, voldoende opleiding en flexibiliteit binnen het team.
• Innovatie en optimalisatie: Je neemt een proactieve rol op in het verbeteren en up-to-date houden van administratieve processen en systemen, in overleg met de VPC Manager.
• Rapportering en communicatie: Je staat in voor een professionele en klantgerichte communicatie en maakt duidelijke afspraken over rapportering en administratieve verantwoordelijkheden met interne en externe stakeholders.
• Peoplemanagement: Je coacht, motiveert en ontwikkelt het team, lost problemen op en ondersteunt bij rekrutering om een positieve teamsfeer en een voldoende bezetting te garanderen.